Arbeitsprozesse steuern - Mitarbeiter unterstützen


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Arbeitsprozesse steuern - Mitarbeiter unterstützen

Durch eine klare Definition von Aufgaben und Arbeitsprozessen werden Mitarbeiter dazu befähigt, die ihnen übertragenen Aufgaben erwartungsgemäß zu erfüllen. Hier beschreiben wir, wie Führungskräfte durch geordnete Arbeitsprozesse ihre Mitarbeiter unterstützen. Die Steuerung von Arbeitsprozessen ist eine wesentliche Führungskompetenz, welche im Rahmen unserer Potenzialanalyse gemessen wird.

Arbeitsprozesse steuern als wichtige Führungskompetenz

Die Definition, Kontrolle und Korrektur von Arbeitsprozessen ist die Fähigkeit, Mitarbeitern Anleitung und Unterstützung für die Durchführung von Aufgaben anzubieten. Hierzu müssen Aufgaben klar definiert, kontrolliert und gegebenenfalls korrigiert werden. Um optimale Arbeitsprozesse zu erreichen, müssen diese zunächst beschrieben werden:

Arbeitsprozesse identifizieren

Bei sich selbst aber auch im Team ist häufig eine enorme Effizienzsteigerung möglich, indem Arbeitsprozesse optimiert werden. Doch bevor das das gelingt, müssen zunächst die vorherrschenden Arbeitsabläufe identifiziert werden. 

Arbeitsprozesse analysieren und beschreiben

Bei der Beschreibung von Arbeitsprozessen geht es vorrangig um Dokumentation von routinemäßigen Tätigkeiten. In jedem Projekt gibt es Tätigkeiten, welche auf die gleiche Art und Weise wiederholt durchgeführt werden (z.B. Durcharbeiten von E-Mails, Teammeetings). Nur bei sich wiederholenden Tätigkeiten gibt es ein Optimierungspotenzial. Im Gegensatz dazu macht es keinen Sinn einen Arbeitsprozess zu beschreiben, welche in dieser Form nur einmal durchgeführt wird (z.B. Erstellen einer speziellen Grafik). Gut geeignet für die Beschreibung von einfachen Prozessen ist eine Tabelle, mit eigenen Spalten für den aktuellen Vorgang, die Häufigkeit und Dauer des Vorgangs. Bei komplexen Arbeitsprozessen ist die Modellierung von Geschäftsprozessen anhand von gängigen Tools sinnvoll.

Arbeitsprozesse strukturieren und optimieren

Nachdem die bestehenden Arbeitsprozesse dokumentiert wurden, ist der nächste Schritt diese zu strukturieren. Dabei wird auf die aktuelle Reihenfolge und die einzelnen Tätigkeitsschritte ein kritischer Blick geworfen. Manche Tätigkeiten werden auf reiner Gewohnheit gemacht (z.B. >10 mal Checken des E-Mail-Postfachs). Hier gilt es diese Prozesse zu hinterfragen und beispielsweise die Häufigkeit zu reduzieren (1x morgens und 1x abends E-Mails abrufen). Danach ist zu bewerten, welches Einsparpotenzial bei diesem Arbeitsprozess möglich ist. Sinnvolle Felder für die Tabelle sind: Einsparung in Minuten am Tag, Häufigkeit im Jahr, Einsparung pro Jahr.

Arbeitsprozesse an Mitarbeiter kommunizieren

Nachdem bestehende Arbeitsprozesse optimiert und dokumentiert worden sind, müssen diese an die Mitarbeiter kommuniziert werden. Schließlich sollte sich die Einsparmöglichkeit möglichst breit durchschlagen. Eine echte Arbeitserleichterung für den Mitarbeiter wird es aber erst, wenn der Vorgang möglichst genau, beispielsweise anhand einer Checkliste beschrieben ist und abgearbeitet werden kann. So wird kein Arbeitsschritt vergessen und die Arbeit fällt einem deutlich einfacher.

FrageAnzahl
Auch wenn ich meinen Mitarbeitern Vertrauen schenke, so überprüfe ich deren Arbeitsprozesse, um bei möglichen Fehlern schnell intervenieren zu können.

Häufigkeit der Antworten:
Stimme überhaupt nicht zu (5.43%), Stimme eher nicht zu (18.83%), Weder noch (26.8%), Stimme eher zu (48.93%), Stimme vollkommen zu (22.23%)
12754
Ich unterstütze meine Mitarbeiter wo ich nur kann.

Häufigkeit der Antworten:
Stimme überhaupt nicht zu (4.14%), Stimme eher nicht zu (6.64%), Weder noch (22.91%), Stimme eher zu (66.31%), Stimme vollkommen zu (57.01%)
9919
Wenn mich Mitarbeiter um Hilfe bitten, dann ...

Häufigkeit der Antworten:
biete ich Anleitung und Unterstützung für die Durchführung von Aufgaben an. (69.7%), verweise ich auf andere Kollegen und hilfreiche Quellen. (9.76%), biete ich Ihnen Hilfe an, falls ich gerade Zeit habe. (20.42%)
15527
Falls Prozesse fehlerhaft laufen, kann ich sie entsprechend umlenken.

Häufigkeit der Antworten:
Stimme überhaupt nicht zu (5.55%), Stimme eher nicht zu (9.07%), Weder noch (21.48%), Stimme eher zu (63.9%), Stimme vollkommen zu (42.11%)
10601
Mitarbeiter sollten nach einmaliger Instruktion wissen, was zu tun ist. Für eine nochmalige Anleitung fehlt es mir oft an Zeit.

Häufigkeit der Antworten:
Stimme überhaupt nicht zu (21.15%), Stimme eher nicht zu (42.39%), Weder noch (22.59%), Stimme eher zu (13.87%), Stimme vollkommen zu (4.82%)
13895
Ich setze voraus, dass Mitarbeiter sich selbstständig in Aufgaben hineinarbeiten.

Häufigkeit der Antworten:
Stimme überhaupt nicht zu (6.93%), Stimme eher nicht zu (17.85%), Weder noch (26.24%), Stimme eher zu (48.97%), Stimme vollkommen zu (21.24%)
13011
Ein Projekt verläuft nicht nach Ihrem Plan. Es bleibt Ihnen nur noch wenig Zeit bis zur Abgabe.

Häufigkeit der Antworten:
Um die Frist einzuhalten, sehe ich mich dazu gezwungen, den bisherigen Verlauf aufrecht zu erhalten (10.04%), Auch wenn die Zeit drängt, liegt es in meiner Verantwortung das Projekt zu einen guten Abschluss zu bringen, ich ändere den Kurs. (40.68%), Ich versuche die fehlerhaften Prozesse zu identifizieren und umzulenken, gebe mich aber notfalls mit der aktuellen Version zufrieden. (43.14%), Stimme eher zu (6.13%), Stimme vollkommen zu (2.25%)
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